Hospital Moinhos de Vento: 40h de trabalho viraram 1 clique

Como o investimento em D&A aumentou a previsibilidade e a agilidade no Hospital Moinhos de Vento

Para um hospital, manter os indicadores sempre atualizados e apurados é tarefa fundamental. É por meio dessas informações que as ações são guiadas e os recursos são alocados. Em um dos maiores hospitais da América Latina, isso é ainda mais evidente.

Inaugurado em 1927, o Hospital Moinhos de Vento é o terceiro melhor hospital do Brasil, de acordo com o ranking World's Best Hospitals 2023, divulgado pela revista Newsweek. A estrutura inclui 18 salas no centro cirúrgico, mais de 480 leitos e uma equipe com mais de 3700 médicos, 2800 funcionários assistenciais e 1200 colaboradores administrativos.

Como instituição de ponta no país, o hospital se considera hoje uma organização orientada por dados. Diariamente, um time de gerentes e coordenadores se reúne para analisar os indicadores de todas as áreas e discutir as ações e prioridades. A reunião é comandada por Evandro Luis Moraes, Superintendente Administrativo Hospital Moinhos de Vento. Por meio da análise dos dashboards Qlik, eles discutem a ocupação do hospital, a agenda de cirurgias, o fluxo nas emergências, a análise preditiva da receita do mês aberta por áreas, analisam as câmeras de segurança e se antecipam em questões que podem afetar o andamento do Hospital. “Qualquer ação a partir dessa reunião muda o andamento do dia no hospital. Por isso, temos um grupo multidisciplinar, questionando os dados e olhando a evolução de tudo que acontece na instituição”, complementa Vitor Tadeu Ferreira, Gerente de Tecnologia da Informação (CIO) do hospital. “Sinceramente, não consigo mais imaginar a nossa instituição sem ter essa rotina, sem ter essa base de apoio”, aponta Evandro. “O hospital inteiro está orientado por esses dados. Os dados que vêm do Qlik são dados de rotina para todas as áreas iniciarem e conduzirem seu dia”, completa.

O Hospital possui um departamento próprio de Business Intelligence (BI). A equipe de BI participa de todas as etapas dos projetos da área: do entendimento da demanda, até a organização dos catálogos de dados e criação de processos de arquitetura, para, no fim, criar a camada de visualização. O objetivo final é possibilitar aos usuários um fácil acesso às informações necessárias, da área consultiva à área técnica.

“Diferente de empresas de outros segmentos, no hospital não temos reaproveitamento de projetos de dados para as áreas assistenciais. O que construímos para atender uma área de Centro de Tratamento Intensivo (CTI) não se aproveita em nada para uma área de Vacinas ou de Cardiologia, por exemplo”, comenta Adriano Kist Fernandes, System Analist, destacando a peculiaridade do trabalho com as áreas assistenciais da indústria de saúde. Além disso, outro desafio é a multiplicidade das origens de dados, que muitas vezes são sensíveis e precisam de atenção especial.

Entre os principais departamentos que são “clientes” da área de BI dentro da instituição, temos:

• distribuição dos leitos

• cirurgias

• gestão da receita (que envolve diferentes áreas)

• emergência

• suprimentos

• áreas médicas e áreas de enfermagem

• contabilidade

• financeiro

A revolução Qlik

O universo de BI dentro do Hospital passou por uma revolução recente, quando a entidade decidiu utilizar o Qlik Sense como plataforma integrada de gestão dos dados. A ferramenta que era utilizada anteriormente pela instituição ficou ultrapassada, já não atendia às demandas crescentes do hospital e não agregava agilidade aos processos. A decisão pela escolha do Qlik foi realizada após um período de muito estudo e análise de outras ferramentas no mercado, inclusive com o apoio de consultoria externa. É nesse ponto que a história do hospital e da iMaps se cruzam. A empresa de Business Intelligence foi contratada para fornecer as licenças do software Qlik e também para oferecer apoio no processo de migração, que aconteceu em dezembro de 2017.

“O primeiro aporte que a iMaps fez foi em conhecimento. Não conhecíamos o Qlik, tecnicamente falando. Isso nos possibilitou iniciar o trabalho técnico. Paralelo a isso, tivemos uma consultoria de dados da iMaps junto às áreas, com foco nos objetivos de negócio”, indica Fábio Zanoni, profissional de Business Intelligence do hospital. A manutenção, como atualização de versões, também fica por conta da iMaps. “A consultoria da iMaps é fundamental para nós. A proximidade que temos com os consultores e com os executivos da empresa nos permite evoluir de forma muito consistente na gestão do Qlik, uma ferramenta tão importante para o nosso dia a dia”, aponta Evandro Moraes.

Os benefícios agregados com a migração de plataforma foram percebidos na hora, não só pelo time de tecnologia, mas por todos os departamentos do hospital. “As equipes de todos os setores, que já tinham acesso à ferramenta anterior, passaram a ser hard users do Qlik”, lembra Zanoni. O desenvolvimento de aplicações e o acesso às informações ficou mais fácil com o Qlik e os usuários passaram a ficar independentes da equipe técnica, que antes ficava sobrecarregada com demandas de todo o hospital. “Quando começamos, tínhamos 30 licenças. As ferramentas se popularizaram e as equipes começaram a pedir os acessos. Atualmente, são 120”, indica Zanoni. Após a instalação do Qlik, a primeira adição de licenças aconteceu de forma muito rápida, englobando desde os funcionários administrativos até profissionais da área clínico-assistencial.

Entre os principais benefícios da implantação da nossa ferramenta de Data & Analytics, temos:

• Autonomia do usuário - Menos dependência da equipe técnica para consultar os dados disponíveis

• Facilidade no acesso à informação, por parte dos usuários

• Maior acuracidade dos dados

• Maior transparência nos números apresentados, já que é possível rastrear a fonte de todas as informações para conferência

• Redução de tempo para produção dos materiais e análises

• Proteção dos dados sensíveis dos pacientes

• Previsibilidade - Consolidação dos dados para projeção de cenários futuros

“O trabalho de 1 semana virou um Qlik” - Como o BI mudou a rotina do departamento de Gestão de Processos

Dentre todos os departamentos do hospital, um dos que mais viveu a transformação do Data & Analytics foi o setor de Gestão de Processos. O Business Intelligence existia, mas era centrado em planilhas. "A estruturação das informações e a garantia da segurança dos dados foram ganhos importantes quando estruturamos o uso de dados por meio do Qlik”, comenta Eduardo Zanatta, Gestor do Portfólio de Projetos PROADI-SUS.

Além da utilização das licenças Qlik, o setor contou com o apoio do time de desenvolvimento da iMaps para planejar e executar seis painéis importantes para o funcionamento do departamento, que permitem acompanhar em tempo real os indicadores dos 29 projetos em execução. A demanda inicialmente foi passada para o time interno de tecnologia. Porém, devido à pauta interna e ao prazo de entrega, a entidade contratou o Squad iMaps de desenvolvimento. As etapas incluíram o Inception, para entender os processos internos, o planejamento das aplicações e o desenvolvimento efetivo dos dashboards.

Com o projeto, houve muitos ganhos para o departamento, como a automatização dos processos e a integração das informações. “Para elaboração do One Page Report [OPR], antes precisávamos de um funcionário alocado por uma semana para concluir o trabalho. Hoje, realizamos o levantamento em um clique”, resume Zanatta. A implementação agrega tanto valor que o setor pretende duplicar o número de usuários Qlik.

Data Literacy na área da saúde

O aprimoramento e o investimento no setor de Business Intelligence de uma empresa só é realmente valioso se os profissionais envolvidos, tanto técnicos quanto de negócios, têm a capacidade de ler, escrever e comunicar dados em contexto. É o que chamamos de Data Literacy, ou Alfabetização de Dados. “A Alfabetização de Dados é algo mandatório para a área da saúde, para construir visões capazes de transformar um movimento operacional do hospital em um movimento mais seguro e mais respaldado na realidade”, indica Vitor Tadeu Ferreira, Gerente de Tecnologia da Informação (CIO) do hospital.

Os treinamentos e as consultorias da iMaps auxiliaram os profissionais do hospital a questionar e a buscar soluções que realmente resolvam os problemas de dados. Para isso, foram aplicadas algumas rodadas de Data Driven Canvas, metodologia própria desenvolvida pela iMaps. “A iMaps é um grande parceiro nosso no que diz respeito à gestão dos dados institucionais. Sempre fomos muito fiéis aos métodos preconizados por eles. Tudo que conseguimos absorver dos treinamentos, virou prática”, complementa Tadeu Ferreira.

Ainda há muito trabalho a ser feito. A intenção da instituição é evoluir não apenas no número de licenças, para que mais usuários tenham acesso ao Qlik, mas também no treinamento e na capacitação dos atores, para que possam ter mais autonomia na gestão dos dados e fazer pedidos à equipe de BI que estejam alinhados aos objetivos estratégicos da organização.

Outros objetivos do hospital na evolução do trabalho com os dados incluem as aplicações na nuvem e o investimento nas análises preditivas.

Quer saber mais sobre a aplicação de Data & Analytics no setor de saúde? Garanta sua vaga no nosso curso Saúde Data Driven: